Suro project management
Sovint ens trobam que la gestió de projectes, amb les incidències, tasques a fer i prioritzacions és massa complexa. El cap de projecte de torn se pot sentir estressat o estressada en veure que ha de gestionar els tickets amb les indicències, prioritzar-les, treure'n informes i conclusions que ajudin a dur a terme el projecte.
Per aquests casos s'ha desenvolupat una metodologia prou senzilla de fer anar, que de ben segur serà de gran ajuda pels caps de projecte massa que s'apuren fent servir un sistema de ticketing i gestió de projectes, fins i tot quan és tan senzill com el Trac.
Vegem en què consisteix la metodologia:
El primer que necessitarem serà instal·lar el servidor, el suroserver. Per això anirem a la tenda més propera i encarregarem un suro de 150 cm x 80 cm, dimensions més grans son inútils, ja que el cap de projecte no pot copsar tot el servidor d'una ullada, i dimensions més petites provoquen frustració al ser massa identificables en les dimensions d'una pantalla plana. Aquestes dimensions que proposa la metodologia i s'han demostrat les correctes en nombrosos estudis empírics i estan avalades per prestigiosos organismes dedicats a l'estudi d'aquesta metodologis.
Una vegada en hem fet amb el servidor, necessitarem una broca del set, dos soquets i dos claus ganxos. La instal·lació la podem fer nosaltres mateixos si tenim els coneixements suficients, o podem donar-la a fer al nostre tècnic amic.
Una vegada feta la instal·lació n'hem de verificar la consistència i la qualitat del servidor. El grau de porositat del suro és important, de manera que per aconseguir els resultats òptims que ens donarà aquesta metodologia, recomanat fugir de solucions casolanes i comprar directament suroservers certificats i amb DRM. (Digital Rustic Manouvering).
Ara que ja tenim el servidor, sols ens queda comprar també el sistema de control d'incidències i canvis, i els tags que indicaran la importància relativa de cada ticket.
Com que el sistema està orientat a que el ratio entre eficàcia i simplicitat sigui molt alt, defugirem de metàfores que confonen la gent i farem servir directament tickets. Se recomanen tickets de 12 cm x 8 cm tipus post-it i de color, de manera que encara que s'escrigui en ells sigui difícil veure el que hi ha escrit si estam a menys de 10 cm del server. Això ens dona una bon ratio de privacitat, ja que és molt fàcil detectar qualsevol intent d'intrusió en el nostre suroserver.
Una vegada el cap de projecte tengui el suroserve instal·lat i els postit de colors seleccionats, donarà un d'aquests postits a cada usuari, analista o ens que tengui alguna cosa a veure en el projecte, i l'acompanyarà d'una capça de 20 xinxetes. No serveixen xinxetes qualsevols, convé que estiguin certificades pel suroserver, per la qual cosa es recomana adquirir els jocs al mateix distribuidor del suroserver. Pot sortir un poc més car, però la compatibilitat de llicències ens garanteix una experiència d'usuari més agradable.
Quan l'usuari detecta una incidència, l'escriu en el sistema de ticketing del suroserver i la penja en el servidor. Una vegada més vegem l'absència total de metàfores que dificulten la comprensió. El ticket és efectivament penjat al suroserver. La importància relativa de cada ticketing ve donada pel nombre de xinxetes que té clavat, d'aquesta manera amb el seu joc de xinxetes l'usuari pot anar prioritzant fins a 20 tickets, o bé donar màxima prioritat a un o vàris tickets augmentant el nombre de xinxetes que aquest té clavaes. A més és un sistema totalment participatiu i democràtic en tant en quant l'usuari pot puntuar tickets que no són seus augmentant-ne la prioritat.
El cap de projecte a cop d'ull pot veure quina prioritat té cada ticket, o reassignar prioritats fent que l'usuari que passi per allà canvii les xinxetes de lloc.
Una vegada el ticket està tancat se cridarà a l'usuari per a que el retiri i conservi el seu joc de xinxetes. Per això és important que a cada ticket figuri a més del contigut l'usuari que l'ha reportat. El ticket s'arxiva definitivament al ticket-box, que es ven per separat, és modular i admet fins a 2000 tickets per modul.
Limitacions de la metodologia:
- Si la prioritat d'un ticket és molt alta el nombre de forats pot impedir la seva legibilitat. Una vegada més reiteram la importància de fer servir xinxetes certificades.
- El suroserver s'ha d'instal·lar a un lloc sense vent. S'ha demostrat que les condicions de vent o pluja intensa afecten negativament al suroserver fent desapareixer aleatòriament els tickets o fent-ne malbé els continguts.
La metodologia s'ha demostrat eficaç en qualsevol àmbit de gestió de projectes i és d'aplicació senzilla però a la vegada potent. De totes maneres si algú no l'acaba d'entendre al 100%, després de tot les noves tecnologies costen de pair, com a consultor certificat en aquesta metodologia puc oferir cursos d'iniciació i perfeccionament a molts bons preus.
Finalment no em queda més que agrair a Mr. Gon D. BAElcaro que m'introduís en aquesta metodologia i les aportacions constants dels companys que m'han ajudat a perfeccionar els meus coneixements en el tema.
