Flo 2025: Deseconomies d’escala
Al setembre participaré per segona vegada al FLO, un event intern organitzat per Nagarro on els equips presenten novetats sobre tecnologia, temes d’interès, noves propostes, etc.
L’any passat va ser una meravella, gairebé 3000 col·legues reunits a les oficines de Nagarro a Gurugam (Delhi), amb centenars de xerrades per elegir. Tot està muntat per generar converses i interaccions. L’any passat vam tornar amb les piles ben carregades, tant per les xerrades que vam donar, les que vam participar i totes les converses amb gent pels passadissos i menjades vàries, sí, la majoria de coses són tan coentes com diuen, però un té la el tast fet als fideus de vermar i no n’hem de fer un drama.
Enguany no feia comptes anar-hi, el tema dels aeroports cada dia em supera més, però em van deixar convèncer per presentar una proposta i ha resultat seleccionada. És una de les meves dèries: la deseconomia d’escala. Una cosa que poca gent té en compte, però que és un dels riscos més importants i desconeguts que afronta una empresa en creixement.
Essent puristes, es diu que una empresa té deseconomies d’escala, quan fent més producció els seus marges són menors. És a dir, fas més feina, tens més facturació, però menys marge. El motiu és divers: burocràcia, noves regulacions degudes al tamany, limitacions físiques d’espai o de maquinari, limitacions de gestió, ineficiències, problemes de comunicació.
Aterrem tot això a exemples concrets, que així ens entendrem i les coses s’entenen millor quan les exageres, amb una mica de conya i un poc de mala llet. Si segueixes llegint estàs avisat!
Suposa que tens una empresa de 49 treballadors, marges correctes i en creixement. Sou una petita empresa, i us estau plantejant seguir creixent. Ningú us ha dit que de les 2.948.527 empreses que hi havia a España al 2024, sols un 0.9% són empreses d’entre 50 i 249 treballadors, i si ho sabieu tampoc li heu fet massa cas. A l’arribar a l’empleat 50 us n’adonareu que heu entrat en deseconomia d’escala. Una persona més el número màgic que hi ha entre tenir poques regulacions o haver de complir de tot i molt. Plans d’obligat compliment, reserves de llocs de feina, regulació ambiental, potser auditoria obligatòria, més enquestes de l’INE (sou pocs així que te’n toquen més), … No m’estic queixant, s’ha de fer el que s’ha de fer, però de sobte l’empresa es troba que ha crescut i té moltes més despeses administratives que abans, de fet, segurament passar de 49 a 50 persones, li representarà passar a 51, ja que necessitarà una persona més a administració. Tenim una deseconomia d’escala. I sí, ara ja sabeu perquè hi ha tan poques empreses mitjanes, aquest efecte fa que o bé crèixes ràpid o bé te convengui tornar a menys de 50 fins que tenguis ben clares les despeses i després de l’ensurt molts “fan un pensament”.
Quan les empreses creixen i ho fan ràpid, sovint es mantenen els vicis de quan eren petites. Tot passa molt aviat i hi ha poc temps per anar fer nous procediments o adonar-se del que passa, potser fins que és massa tard. Quan éreu 10 persones, la comunicació era molt senzilla. Tothom sabia el que passava i amb una reunió amb tothom s’aclaria qualsevol dubte. Dupliques o tripliques en poc temps i ara te duu més temps comunicar, no tothom se n’assabenta, has de repetir més les coses i assegurar-te de que tothom ho ha entès, encara així hi haurà dubtes, moltes més que abans i s’han de resoldre i contestar.
Enviar un e-mail a 10 persones per demanar alguna cosa era molt senzill. Bé, no enviaves un e-mail, ho deies fent el cafè i al dia següent ho tenies. Potser ja tenies la informació, però era més senzill i ràpid que t’ho enviassin, estalviava molt de temps. Ara, amb un centenar de persones, la cosa ha canviat, t’has d’assegurar que no tens la informació abans de demanar-la, ja que no pots gestionar 100 correus. Però part de l’organització encara no han fet el canvi de mentalitat i segueixen fent les coses a la manera antiga, gent que ho demana tot i a tothom, amb la qual cosa se carreguen de papers a comprovar, e-mails que respondre i gent que encalçar perquè no han arribat els papers.
Passa a les organitzacions privades, però un exemple sagnant és el de les administracions públiques, que te tornen a demanar una i altra vegada papers que ja els has entregat infinitat de vegades, sense adonar-se que això fa que tenguin encara més feina, ja que tot el que entra s’ha de tornar a validar.
Amb poca gent no passava res per enviar en un adjunt el document a revisar, com a molt arribava a una persona i era bo de fer seguir els canvis, bastava activar el control de canvis de l’editor. Fer feina al cloud va fer les coses encara més fàcil. Ara te n’adones que molts documents s’han de revisar per múltiples persones s’envien com adjunts en lloc de deixar-los al núvol. Acabes amb una feinada per gestionar el canvis. Alguns enlloc de modificacions t’envien una captura de pantalla d’una taula feta amb la fulla de càlcul per a que l’afegeixis al document. Has passat d’una empresa on la gent sabia fer servir les eines a un WTF contínuo i no saps com ha estat? Saps que hi ha un lloc reservat a l’infern per la gent que fa servir els fulls de càlcul com a bases de dades, però te’n trobes un dia si i l’altra també i tothom ho veu normal. Has entrat en deseconomia d’escala.
Sabeu aquella aplicació interna a mig acabar? Sí, aquella que servia pels 80% dels casos, i la resta?, - bé, com que són pocs, que s’obri un ticket. Quan éreu 50, sols passava un pic per setmana i tampoc passa res, no? Un ticket a la setmana no és res, són 4 hores de res. Ara sou 500 i l’aplicació no s’ha actualitzada, però ara hi ha 10 tickets setmanals més i el departament de suport no dona a l’abast, ja que es necessita una persona a temps complet. Se sumen els tickets de les feines a fer, amb els tickets de la gent demanant com està el seu ticket. Les coses s’eternitzen, te planteges la solució més fàcil i ràpida, augmentar el departament de suport. En pocs mesos passes a 800 persones i ja hi tornam a ser.
Feies vint factures al més i en rebies altres tantes. El dia 2 o potser el dia 10, que tampoc passa res, les enviaves totes a la gestoria per fer la comptabilitat, be segur segur abans d'acabar el trimestre. El gestor t’acaba de dir que no pot tancar el mes si li envies tot el darrer dia. L’empresa la duies en un full de càlcul però ja és la segona vegada aquesta setmana que algú fica mà i has perdut els canvis. Te planeges dur la comptabilitat interna, posar un ERP, te n’adones que posar un ERP durà de 6 a 12 mesos i un canvi a l’empresa.
Us sona? Costa poc trobar exemples , sí estan exagerats, però això no els fa menys reals. Créixer sense saber quins tipus de vicis i quin tipus de deseconomies te trobaràs al creixement és un risc que s’ha de gestionar. La teva empresa de 49 treballadors amb un marge del 5% potser no se pot permetre passar a 52 persones i ho has de saber abans. Allò que feis amb 10 persones s'ha d'adaptar a quan sou 50 o 100, o 500. Els procediments s’han de revisar per fer-los escalables i sobretot, la cultura d’avaluació de l’impacte ha d’estar present a l’organització. La gent ha de ser conscient que enviar un e-mail per a que responguin 1000 persones quan no és necesari mutiplica el cost de gestió i fas perder el temps a molta gent. A l’hora d’avaluar i prioritzar els desenvolupaments interns no tan sols has de considerar el nombre de vegades que tu fas una gestió i el temps que dura, sino que ara també has de multiplicar pel número de persones per saber-ne l’impacte real i el possible estalvi de costos. Fer coses que impliquin a molta gent s'han de pensar en termes de temps i d'impacte econòmic i la cultura de l'empresa ho ha d'interioritzar.
Una empresa que no té ineficiència per deseconomies de escala és una empresa que està morta, d’això n’hem de ser ben conscients. Però fer pedagogia d’aquesta problemàtica i ensenyar a la gent a recomèixer aquests impactes ens ajudarà a mantenir aquestes ineficiències controlades.
Evolucionar vol dir moltes vegades agafar dreceres, prioritzar i crear deute tecnològic, i de tant en tant, convé aturar-se, i veure què hi podem fer.
Sovint basta que la gent en sigui conscient de que aquestes coses passen per anar millorant.
